Job Description
Wollen Sie Ihren professionellen Start in eine dynamische und kulturell vielfältige Unternehmenskultur? Nordic Office Solutions ist auf dem Sprung und sucht eine engagierte Empfangsassistentin (m/w/d) für unseren prestigeträchtigen Hauptsitz in Berlin-Mitte.
In dieser zentralen Rolle sind Sie das Gesicht unserer Firma und der erste Ansprechpartner für unsere Gäste, Partner und Kunden. Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz in einem modernen Bürokomplex mit Top-Ausstattung, eine familiäre Arbeitsatmosphäre und die Möglichkeit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld unter Beweis zu stellen.
Wenn Sie effizient, kommunikationsstark und serviceorientiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Responsibility
- Empfangsbereich: Führende und professionelle Gestaltung des Empfangsbereichs sowie die freundliche und effiziente Betreuung aller Besucher und Gäste.
- Telefonie: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, sowie professionelle Erreichbarkeit via E-Mail und Chat-Tools.
- Schriftverkehr: Korrekte und zeitnahe Bearbeitung von Posteingang und Postausgang sowie Führung eines modernen Adressbuches.
- Meeting-Management: Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Protokollierung von Terminen und Meeting-Ergebnissen.
- Admin Support: Unterstützung bei der Reiseplanung, der Anreise von Gästen sowie allgemeinen organisatorischen Aufgaben für das Management.
- Interne Kommunikation: Sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams.
Qualification
- Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprachler oder C1-Niveau), sowie fundierte Englischkenntnisse (mindestens B2).
- Software-Kompetenz: Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) und ggf. einfachen CRM-Systemen.
- Soziale Kompetenz: Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten, hohe Empathie und ein professionelles Auftreten.
- Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung als Empfangsassistentin oder Sekretärin ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
- Organisationstalent: Gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten.
- Disponibilität: Zuverlässigkeit, Eigenmotivation und eine positive Arbeitsmoral.